افراد بسیاری از اینکه وقت کافی برای انجام همهی کارهایشان ندارند، شکایت میکنند. این افراد پیوسته از برنامه عقباند، با اینکه همیشه مشغول کار هستند. در مقابل، برخی افراد قادرند کارهای بسیاری را در طول روز سر و سامان بدهند؛ این افراد نیروی فراطبیعی ندارند، فقط برخی عادات ساده و یا یکم عجیب دارند که آنها را در کارشان به کار میگیرند. عاداتی به سادگی مرتب نگه داشتن محل کار و یا داشتن ۸ ساعت خواب خوب شبانه.
در این مقاله میتوانید ۱۵ عادتی که بهرهوری شما را خیلی بالا میبرد، بخوانید.
شاید هرجومرج منجر به خلاقیت بیشتری بشود، اما یک دفتر کار درهم و برهم کمکی به انجام بهتر کارها نمیکند. جاش دیویس (Josh Davis)، مدیر واحد تحقیقات مؤسسهی رهبری اعصاب» میگوید: توجه یعنی انتخاب چیزهای غیرعادی.» پروندههای در دیدرس یادآور کارهای ناتمام هستند. کتاب ناتمامی که روی میز کارتان جا خوش کرده، شما را برای طفره رفتن از کار وسوسه میکند. حتی اگر فکر میکنید بینظمی تأثیری بر کارتان ندارد، به هر حال بر قدرت تمرکزتان اثر میگذارد.
افرادی که میز کار مرتبی دارند، کمتر خسته میشوند و وقفههای کاری کمتری دارند. نتایج پژوهشی که در هاروارد بیزنس ریویو» (Harvard Business Review) منتشر شده، نشان میدهد که دفتر کار تمیز و مرتب باعث میشود افراد زمان بیشتری را معادل ۱.۵ برابر، به کار بپردازند. شاید در میان بههمریختگیها احساس راحتی بیشتری کنید اما محیط نامرتب و بینظم مانع بزرگی برای کار کردن است.
هر قدر هم که روز شلوغ و پرکاری داشته باشید، طوری برنامهریزی کنید که ۹۰ دقیقه (معادل ۲۰ درصد از ۸ ساعت کاری) به کارهای مهم و اولویتهای اساسی اختصاص بدهید. در این صورت حتی اگر ۸۰ درصد باقیمانده از روز را صرف کارهای بیاهمیت کنید، به لطف ۹۰ دقیقهای که به اهداف و اولویتهایتان اختصاص دادید، هنوز امکان پیشرفت کارها وجود دارد.
بنا بر تحقیقاتی که جان پِنکَول» (John Pencavel)، استاد دانشگاه استنفورد با تحلیل دادههای مربوط به کارگران در طول جنگ جهانی اول انجام داده است، با افزایش ساعت کاری تا ۴۹ ساعت، خروجی نیز افزایش مییابد؛ اما پس از آن بازدهی کاهش مییابد و خروجی ۷۰ ساعت کار برابر با خروجی ۵۶ ساعت کار بوده است.
تا زمانی که گوشیتان را خاموش نکنید، یک عامل عمدهی حواسپرتی همراهتان دارید. گزارشی از محققین دانشگاه ایالتی فلوریدا که در مجلهی روانشناسی تجربی چاپ شده است، می گوید حتی اگر به گوشی در حال لرزشتان توجهی نکنید، در هر حال صدایش ذهنتان را منحرف میکند.
الکساندار سموئل (Alexandra Samuel)، نویسندهی کتاب استفادهی هوشمندانه از رسانههای اجتماعی»، برای جلوگیری از حواسپرتیِ ناشی از ایمیلهای پیدرپی این روش را توصیه میکند:
با یک جستوجوی ساده در گوگل، چگونگی فعال کردن ویژگی تبدیل ایمیل به متن (email-to-text) را در تلفن همراهتان پیدا کنید. بسته به شرکت خدماتدهندهی تلفن همراه، روش فعالسازی متفاوت است اما با این روش امکان ارسال ایمیلهای خاص به صورت پیامک به تلفن همراهتان فراهم میشود. در نتیجه میتوانید از صندوق نامههایتان خارج شوید و با اطمینان از اینکه ایمیلهای مهم را از دست نخواهید داد، به کارتان برسید. البته خدماتدهندگان ایمیل این ویژگی را در همهی کشورها ارائه نمیدهند و در ایران هم امکان استفاده از این ویژگی وجود ندارد. با این حال خوب است گوش به زنگ باشید تا در صورت فراهم شدن، از آن استفاده کنید.
انجام کارهای مورد علاقه به آسانی، و انجام فعالیتهای ناخوشایند که به نظرتان نیاز به تلاش بسیار دارند، به کندی و دشواری پیش میرود. بنابراین در صورت امکان، فعالیتهای ناخوشایند را به دیگران بسپارید و خودتان به فعالیتهای پرارزش بپردازید. به اعتقاد هیلاری رتیج (Hillary Rettig) نویسندهی هفت راز پرکار بودن»، این فعالیتهای پرارزش بخشی از وظایف شما هستند، قدرت و توان خود را به کار بگیرید و تغییر ایجاد کنید. واگذاری فعالیتهای کمارزش همچنین باعث برقراری ارتباط و شکلگیری گروهها میشود؛ ضمن اینکه ممکن است این فعالیتها برای برخی دیگر پرارزش محسوب شوند.
۳ راه برای دریافت بیشترین بهره از جلسات گروهی وجود دارد:
بیشترِ جلسات بدون صورت جلسه برگزار میشوند در حالی که مهم است بدانید هدف از جلسه چیست و چه چیزهایی باید در طی آن مشخص شوند. به توصیهی آلن ایسنر (Alan Eisner) استاد مدیریت دانشگاه پیس (Pace)، با تعیین یک صورت جلسهی کوتاه شامل دستبالا ۳ مورد، مدت جلسات را کوتاه کنید، سپس نسخهای از صورت جلسه را برای دیگران بفرستید تا همه بدانند وظیفهشان چیست.
زمانی را به ابراز ایدههای گوناگون اختصاص بدهید، این کار نیازی به تهیهی صورت جلسه ندارد. به گفتهی کری گرین (Cary Greene) نویسندهی خرابکاری ساده» (Simple Sabotage) افراد ایدههایی را که برایشان مهم است ابراز میکنند در حالی که ممکن است ربطی به موضوع بحث نداشته باشند. بهتر است این ایدهها را رها نکنید و آنها را یادداشت کنید. پس از جلسه دستوراتی برای پیگیری ایدهها صادر کنید در غیر این صورت جلسه نتیجهای در بر نخواهد داشت.
چرخ زدن در محیط کار و ملاقات با دیگران محبوبیت شما را بیشتر میکند؛ میتوانید روشی مشابه را در جلسات به کار بگیرید. یک زمانسنج را برای ۳۰ تا ۴۵ دقیقه تنظیم کنید. وقتی شمارش آغاز شد، همهی افراد حاضر در جلسه باید برخیزند، چرخی زده و به گفتوگو با دیگران بپردازند. کاریسا تاکر (Karissa Thacker) روانشناس حیطهی کار معتقد است، با این کار از رسمیت فضا کاسته میشود و افراد احساس راحتی بیشتری میکنند. این کار از جنبههای مختلف سودمند است به ویژه توانایی تمرکز را تقویت میکند.
شاید رئیستان روی خوشی به این کار نشان ندهد اما پژوهشهای محققان دانشگاه میشیگان نشان میدهد که چرت روزانه رفتارهای عصبی را کاهش و قدرت تحمل موقعیتهای دشوار را افزایش میدهد. پژوهشها همچنین نشان میدهد کسانی که سر کار چرت میزنند بهرهوری بیشتری دارند!
شناخت موانع بهرهوری نخستین گام برای اجتناب از آنهاست. بنا بر تحقیق کریِر بیلدر» (CareerBuilder) در سال ۲۰۱۵، ۵ مورد زیر در صدرِ فهرست عوامل نابودکنندهی تمرکز هستند:
برای رسیدن به بیشترین بهرهوری باید دربارهی انتخابهایتان دقت کنید. لیزا زاسلو (Lisa Zaslow) مؤسس شعبهی نیویورک گاتهام ارگنایزر» توصیه میکند:
ما نمیتوانیم در کل روز با یک سطح انرژی کار کنیم. زاسلو میگوید: هنگامی که بیشترین انرژی را دارم بر فعالیتهای مهم تمرکز میکنم و زمانی که خسته هستم به کارهای کماهمیت مثل چک کردن ایمیل میپردازم.
برای اینکه بتوانید روی فعالیتهای مهم و ضروری تمرکز کنید باید از برخی امور بگذرید. مثلا هفتهای یک بار نامههایتان را چک کنید؛ این روزها هیچ رخداد مهمی را در پاکتهای نامه اعلام نمیکنند. به نظر بعضی کارشناسان باید به هر رومه یا مجلهای نگاهی انداخت اما به اعتقاد زاسلو می توانید آنها را گوشهای جمع کنید و در فرصت مناسب مطالعه کنید.
طبیعی است که برای داشتن یک روز مفید باید خوابِ شبانهی خوب و کافی داشته باشیم؛ اما کمخوابی و خواب بیش از اندازه به یک اندازه مخرب و مضر هستند. ارزیابی خواب و عادات کاری بیش از ۳۷۶۰ نفر در پژوهش موسسهی سلامتی شغلی فینیش (Finnish Institute of Occupational Health)، نشان داد که در هر دو گروهِ افراد کمخواب و پرخواب، احتمال گرفتن مرخصی استعلاجی بیشتر است.
دفتری با نمایی از خورشید، باعث تحریک ذهن میشود؛ در واقع نور خوشید بهرهوری را افزایش میدهد. مطالعات کمیتهی انرژی کالیفرنیا نشان میدهد کارکنانی که در محل کار، کنار پنجره مینشینند عملکرد بهتری دارند و تماسهای تلفنی را به اندازهی ۶ تا ۱۲ درصد سریعتر پاسخ میدهند و در آزمونهای مرتبط با عملکرد ذهن و حافظه، ۱۰ تا ۲۵ درصد بهتر عمل میکنند.
اگر میخواهید کارکنان را تشویق کنید، کافی است رفتاری انساندوستانه داشته باشید. تعریف روشن انتظاراتتان و ارائهی منظم بازخوردهای مثبت، به کارکنان انرژی میدهد. بر مبنای مطالعات اخیر موسسهی گالوپ (Gallup)، شرکتهایی که با کارکنانشان تعامل دارند، افزایش ۶۵ درصدی در معاملات، ارتقاء ۲۵ درصدی سطح بهرهوری و تقویت ۱۰ درصدی رضایت مشتریان را مشاهده کردهاند.
شکایت کنید اما به روش درست! مشکل خود را در قالب ایدهای برای بهبود اوضاع مطرح کنید. به گفتهی راسل جانسون (Russell Johnson)، استاد مدیریت و یکی از نویسندگان مجلهی روانشناسی کاربردی، بیان مشکلات در چارچوب یک راه حل، از میزان توجه بر مشکل و فرد مقصر میکاهد؛ این کار احساس رنجشی را که باعث خستگی ذهنی میشود به احساسی خوشایند تبدیل میکند.
ورزش نه تنها سلامتی را تقویت میکند بلکه باعث افزایش کارایی میشود. ومی ندارد خود را با حرکات سنگینِ کراسفیت خسته کنید، یک پیادهروی ساده هم جواب میدهد. پژوهش دانشگاه اُتاگو نیوزیلند نشان داد موشهایی که روزانه ۲۰ دقیقه دویده بودند،مسیر درستِ راهِ پیچ و خم را سریعتر و بهتر از موشهای دیگر پیدا میکنند.
بدون شک، برنامه ریزی در زندگی موجب میشود تا فرد موفقتری باشیم و بهتر بتوانیم از زمان خود استفاده کنیم. ولی یادگیریِ نحوهی برقراریِ تعادل، میان وظایف گوناگون در زندگی، کاری چالشبرانگیز است. گاهی کار، مدرسه و وظایف روزانه روی هم انباشته میشوند و در عین حال، دوستان یا خانواده نیز از ما انتظار دارند که به آنها کمک کنیم. علاوه بر این کارها، باید زمانی را هم به رسیدگی به خودمان اختصاص دهیم. ولی در صورتِ داشتنِ یک برنامهی روزانه، انجام این وظایف امکانپذیرتر میشود. با برنامه ریزی کردن میتوانید میان اهداف کوتاهمدت و بلندمدت خود تعادل برقرار کنید و چیزهای مهم در زندگیتان را اولویتبندی کنید. در این مقاله بر ۴ گام ضروری برای تنظیم یک برنامهی روزانهی کارآمد و مفید، مروری میکنیم. پس بیایید ببینیم چگونه برنامه ریزی کنیم.
پیش از آنکه بفهمید باید چگونه برنامه ریزی کنیم، باید بدانید که هماکنون، چگونه امور روزانهتان را مدیریت میکنید. اگر مجبور هستید که به مدرسه یا محلکار بروید، ساعاتی که در مدرسه یا محلکار میگذرانید، قبلا برای شما مدیریت شده است و نمیتوانید برای آنها برنامه ریزی کنید. ولی در وقت آزادتان، آزادی عمل بسیار بیشتری دارید.
احتمالا بخش نسبتا زیادی از روزتان را صرفا برای رفت و آمد به محل کار یا مدرسه یا بیرون رفتن برای انجام کارهای مختلف صرف میکنید. اما این همان زمانی است که برای نظم دادن به روزهایتان و انجام وظایف مهم نیاز دارید. توجه کنید که این رفتوآمدها معمولا چقدر زمان شما را میگیرند و در برنامه ریزی روزانهتان، زمان کافی را به این رفتوآمدها اختصاص دهید.
انجام برنامه ریزی روزانه تا حد زیادی به فهمیدن این مسئله مربوط میشود که کارهایی که طبق عادت انجام میدهید، چه تاثیری بر زندگی روزانهی شما میگذارند. گاهی این کارها، عادتهای بدی هستند که مانع از لذت بردن از زندگی یا دستیابی به اهدافتان میشوند. در حالیکه بعضی از این کارها، برای لذت بردن از زندگی یا رسیدن به اهداف، ضروری هستند. وقتی برای خود برنامه ریزی میکنید، به نقشی که عادتهایتان در زندگی شما ایفا میکنند نیز فکر کنید.
شاید بعضی اوقات در روز، زمانتان را هدر میدهید. بسیاری از این موارد اجتنابناپذیر هستند، مانند رفتوآمدهای صبح یا رفتن به ادارهی پست در وقتِ ناهار، که شلوغترین زمانِ روز است. به برنامه ریزیتان نگاهی بیندازید و زمانهایی که در آنها وقتتان به هدر میرود را بیابید. به این فکر کنید که چگونه میتوانید برنامه ریزیتان را تغییر دهید تا این زمانهای تلفشده کاهش پیدا کنند.
معمولا بهتر است که از پیش، برای هر روز برنامه ریزی کنید. اگر قبلا هرگز برنامه ریزی نکردهاید، شاید کمی زمان ببرد تا بتوانید در برنامه ریزیتان، تمام کاستیها و ویژگیها را در نظر بگیرید. انتظار نداشته باشید که در نخستین روز یا حتی نخستین هفته، همه چیز را متوجه شوید.
نیازی نیست که فهرست مرتب و دقیقی بنویسید، زیرا در این مرحله فقط باید از تکنیک طوفان فکری استفاده کنید و مواردی که مینویسید وما فهرست نهایی کارهایی نیست که باید انجام دهید. یک ساعت یا بیشتر وقت بگذارید و تمام کارهایی را که هر روز انجام میدهید (و کارهایی را که انجام نمیدهید ولی باید انجام دهید) بنویسید. اگر به یاد آوردن تمام کارها سخت است، همیشه دفترچه یادداشت کوچکی با خود داشته باشید و در طول روز، تمام کارهایی را که انجام میدهید، یادداشت کنید.
وقتی نوشتن فهرست را شروع میکنید، هیچ کاری را خیلی کوچک و کماهمیت درنظرنگیرید و هر کاری را که باید انجام داده شود، در فهرست خود وارد کنید. وقتی برای اولین بار برنامهریزی برای کارهای روزانه را انجام میدهید، بهتر است که همهی موارد را در برنامهی خود بگنجانید و سپس، در صورت نیاز آن را ویرایش کنید. برای نمونه اگر هر روز صبح، برای پیادهروی بیرون میروید، این کار را نیز یادداشت کنید.
برای داشتن تغذیهی مناسب، چه کارهایی باید انجام دهید؟ برای رفتن به سر کار، هر روز باید چه کارهایی انجام دهید؟ برای رساندن فرزندتان به مدرسه یا به خانه، چه کارهایی را باید انجام دهید؟ احتمالا کارهای کوچک بسیار زیادی وجود دارد که باید برای انجام مسئولیتهای بزرگتر خود به آنها توجه داشته باشید. برنامهریزی روزانه به شما کمک میکند تا بخشهایی را که در آنها بهرهوری بالایی ندارید، شناسایی کنید و برای بهبود در آن بخشها تلاش کنید.
اگر متوجه شدهاید که زمان آزاد اندکی دارید یا هیچ زمان آزادی ندارید، کارهای خود را دوباره بررسی کنید تا متوجه شوید که آیا انجام همهی آن کارها، واقعا ضروری است یا خیر. احتمالا متوجه خواهید شد که میتوان بعضی از کارها را به شکل بهتری انجام داد یا انجام آنها را به فرد دیگری واگذار کرد. برای نمونه، اگر در خوابگاه دانشجویی زندگی میکنید و وقت زیادی را برای آشپزی صرف میکنید، شاید بتوانید از یکی از هماتاقیهای خود بخواهید تا در آشپزی با شما شریک شود. شما میتوانید غذاهایی را که هر دو به آن علاقه دارید، پیدا کنید و در طول هفته، به نوبت آشپزی کنید.
ستونی شامل زمانها را در سمت راست صفحه ایجاد کنید و در ردیفی در بالای صفحه نیز، روزهای هفته را بنویسید.
ابتدا فعالیتهایی را بنویسید که باید هر روز و در زمان مشخصی انجام شوند. بر اساس ارزیابی که طبق مطالب گفته شده در بالا انجام دادهاید، کارها را در مقابل زمانهایی بنویسید که فکر میکنید بیش از همه برای انجام آنها مناسب است. در طول روز، یک یا چند زمان استراحت را نیز برای خود درنظربگیرید.
به طور کلی چارچوبهای زمانی ساعتی، بهاندازهی کافی بزرگ هستند ولی در انجام بعضی از کارها، کمی زمان لازم است تا روی غلتک بیفتید و در جریان کار قرار بگیرید. بنابراین ممکن است که برای انجام این کارها، به بازههای زمانی ۹۰ دقیقهای یا حتی ۲ ساعته نیاز داشته باشید. البته کارهای ۳۰ دقیقهای را نیز فراموش نکنید، ولی مراقب باشید که بازههای زمانیتان، بیش از حد کوتاه و فشرده نباشد. میتوانید برای ایجاد بازههای زمانی طولانیتر، چند سلول را در اکسل با هم ادغام کنید.
پیشبینی دقیق اینکه انجام هر کار به چقدر زمان نیاز دارد، دشوار است. بنابراین در صورت وم، برنامهی زمانی شما باید به آسانی در یک جهت قابل انعطاف باشد. شما باید زمانهای میانی را نیز برای تأخیرهای غیرمنتظره درنظربگیرید. البته نباید از زمان استراحت خود به عنوان زمان میانی استفاده کنید و به زمان استراحت، به چشم چیزی غیرضروری نگاه کنید. زمان استراحت نیز باید مانند زمانهای اختصاص داده شده به کارهای دیگر، اهمیت داشته باشد.
به طور کلی بهتر است که برنامهی خود را در چند نسخه چاپ کنید و مثلا یکی را روی یخچال بچسبانید، یکی را در اتاق خواب قرار دهید و یکی را نیز در حمام بگذارید. زیر کارهای مهم خط بکشید و آنها را از سایر کارها متمایز کنید.
از رنگهای متفاوتی برای حوزههای مختلف کارهای خود استفاده کنید. مثلا میتوانید از رنگ زرد برای فعالیتهای مربوط به کار، از رنگ قرمز برای ورزش، از رنگ آبی برای کارهای مدرسه و … استفاده کنید. به این ترتیب، تنها با نگاه کردن به برنامه متوجه میشوید که برنامهی زمانیتان به چه صورت است. مثلا اگر بسیاری از بخشهای آن آبی باشد، متوجه میشوید که تکالیفی که برای مدرسه باید انجام بدهید بسیار زیاد است.
مهارتهای تفکر انتقادی و خلاقیت در بیشتر مردم، در زمان صبح نسبت به زمانهای دیگر بیشتر است و معمولا این مهارتها و تواناییها، با نزدیک شدن به انتهای روز، کاهش مییابد. اگر شما نیز چنین هستید، فعالیتهایی (مانند نوشتن) را که نیاز به قدرت تفکر و خلاقیت زیادی دارند، در زمان صبح انجام دهید. ولی شاید ترجیح میدهید که خلاقانهترین کارهای خود را در هنگام شب انجام بدهید. تفاوتی ندارد، زیرا در اینجا تنها مسئلهی مهم، رسیدن به برنامهی زمانی مؤثری است که با شما و نیازهایتان مطابقت داشته باشد.
اگر شما نیز مانند بیشتر مردم باشید، انرژیتان تا بعدازظهر، تا حدی تحلیل میرود. در این صورت، بعدازظهر زمان مناسبی برای انجام کارهای عادی و خستهکنندهای است که نیازی به فکر کردن زیاد ندارند. مثلا میتوانید ملاقاتها، جواب دادن به ایمیلها و غیره را به بعدازظهرها موکول کنید.
برای بسیاری، شبها زمان مناسبی برای برنامهریزی و آماده شدن برای روز بعد است. کارهایی که برای آماده شدن برای روز بعد انجام میدهیم، شامل کارهایی مانند آماده کردن ناهار روز بعد، بیرون آوردن لباسهای مورد نیاز و مرتب کردن لباسها و وسایل است.
برای نمونه، ۳۰ دقیقه در روز را به نوشتن رُمان یا یادگیری باغبانی اختصاص دهید. اگر هر روز کمی در مسیر دستیابی به اهدافتان حرکت کنید، عادتهای خوبی را برای ادامهی این مسیر، در خود ایجاد خواهید کرد. عمل کردن طبق این عادتها مانند این است که روی خلبان اتوماتیک قرار گرفته باشید و به طور خودکار، کارهای لازم برای دستیابی به اهدافتان را انجام دهید. اساسا هر کاری که به صورت منظم انجام میدهید (خوب یا بد)، در نهایت به یک عادت تبدیل میشود.
با دیدن برنامهی زمانیتان چه حسی دارید؟ آیا زمانهای مناسبی را برای انجام کارها تعیین کردهاید؟ آیا باید مواردی را اصلاح کنید؟ همه چیز را مورد به مورد بررسی کنید و هرکدام را که درست به نظر نمیرسد، تغییر بدهید. مجبور نیستید که تا پایان هفته یا ماه صبر کنید و میتوانید هر چند روز یک بار، برنامهی خود را اندکی تغییر بدهید تا زمانی که برنامهی زمانیتان، قابل اجرا شود. شاید لازم باشد که هر ماه، تغییرات کوچک یا بزرگی در آن ایجاد کنید و هرگز تصور نکنید که برنامهی زمانی شما، قطعی و غیرقابل تغییر است.
درباره این سایت